皆さん、こんにちは！岐阜県大垣市の外壁・屋根塗装専門店、塗りかえ工房の店長、寺澤です。
外壁塗装の打ち合わせでは、色や工事の範囲、気になる場所など、いくつかの話が出てきます。あとから家族と相談したり、担当者に質問したりするときは、「決まったこと」と「確認中のこと」を分けたメモがあると便利です。
すべての会話を書き取る必要はありません。今回は、見返しやすい残し方をご紹介します。
1．メモは「決定・確認中・次にすること」の3つに
まず、打ち合わせの日付と話した相手を書き、内容を次の3つに分けてみましょう。
- 決まったこと：担当者と確認できた工事の範囲や仕様など。
- 確認中のこと：候補の色、家族と相談したいこと、回答を待っている質問など。
- 次にすること：誰が何を確認し、いつごろ連絡するか。
「この色がいいかもしれない」と話した段階なら、候補として残します。希望を伝えたことと、最終的に決めたことを分けるのがポイントです。
候補と決定を分けると、あとから見返しやすくなります
2．場所は写真、色や仕様は文字でも残す
「玄関の横」「2階の窓の下」など、場所の説明には写真が役立ちます。建物全体の写真と、気になる部分の写真を組み合わせ、丸や矢印を付けると伝わりやすくなります。
色については、写真だけで決めず、分かる範囲でメーカー名・色番号・艶なども一緒に残しましょう。まだ選んでいる途中なら、写真やメモに「候補」と添えておくと整理しやすくなります。
3．打ち合わせ後に、要点だけ確認する
紙のノートでもスマートフォンでも、ご自身が見返しやすい方法で大丈夫です。連絡に使う方法は担当者と相談し、必要な要点を共有しましょう。
確認するときの文例
本日はありがとうございました。
雨樋は塗装範囲に含むことを確認しました。
外壁の色はまだ候補の段階で、家族と相談します。
○日ごろにこちらからご連絡する予定です。
認識が違うところがあれば、お知らせください。
返事を待っている内容は、回答が来るまで「確認中」のままにしておきます。自分のメモだけで、双方の決定事項になったと考えないことも大切です。
4．変更したら、日付と変更点を追記する
希望が変わったときは、「○月○日、外壁色の候補をAからBへ変更」のように、前の内容と区別して残しましょう。古いメモや資料も残し、どれが最新か分かるようにしておくと便利です。
工事範囲や仕様を変える場合は、費用や予定への影響も担当者に確認します。見積書などの変更が必要かも相談し、変更内容と金額を双方で確認できる形に整えてから進めましょう。
まとめ｜次の相談につながるメモに
打ち合わせの記録は、きれいに書くことよりも、今の状況が分かることが大切です。決まったこと・確認中のこと・次にすることを分け、写真や日付を添えて、次の相談に役立ててください。